DE VIER GROOTSTE VALKUILEN VAN MELDINGEN VIA OUTLOOK

Veel financiële afdelingen doen hun best om controle te houden over contracten en overeenkomsten met Excel of CRM om op die manier een overzicht te hebben van de overeenkomsten, vervaldata en cijfers. Ze maken kalenderafspraken in Outlook met de ingestelde meldingsfunctie  om hen eraan te herinneren contracten op een bepaald tijdstip te vernieuwen of te verlengen.

Ze denken dat ze alles onder controle hebben, maar in werkelijkheid is dit echter een vals gevoel van veiligheid.In de praktijk is er een enorm risico dat dit systeem niet zal werken op de manier die zij van plan zijn. Uw bedrijf loopt het risico om enorme bedragen in onnodige kosten te betalen, hetgeen een rechtstreekse en negatieve invloed kan hebben op uw bedrijfsresultaten.

De vier grootste valkuilen van meldingen via Outlook:

  • Agendameldingen worden makkelijk overzien op een drukke dag. U klikt op ‘afwijzen’ en vergeet ze uiteindelijk.
  • Meldingen worden niet doorgestuurd. U ontvangt enkel een melding, en niemand anders in de organisatie is zich ervan bewust dat er iets dringend is en dat een deadline nadert.
  • Afhankelijk van een persoon. Deze methode hangt 100 % af van een persoon, dus als die persoon ziek is, op verlof of op vakantie, riskeert het bedrijf een belangrijke deadline te missen
  • Technische problemen. Als u een waarschuwingsbericht instelt voor 3, 4, 5 of 8 jaar in de toekomst, kunnen systeemupgrades tussen nu en dan invloed hebben op de gegevens in uw agenda. Deze methode is niet waterdicht.

Belangrijke deadlines en contracten zouden niet afhankelijk moeten zijn van wwn persoon Bedrijven hebben een goede beheersinstrument nodig met meldingen die worden doorgestuurd indien een afgesproken actie niet gestart is volgens plan.